Laporan Internal Auditor

Laporan internal auditor merupakan saran pertanggungjawaban internal auditor atas penugasan pemeriksaan oleh pimpinan.  Melalui laporan ini internal auditor akan mengungkapkan dan menguraikan kelemahan yang terjadi dan keberhasilan yang telah dicapai.

Internal auditor dalam melakukan pemeriksaan senantiasa diikuti dengan pembuatan laporan, yang mana  hal ini adakah merupakan hasil akhir dari pekerjaannya.  Laporan harus disusun, sehingga pimpinan perusahaan dapat  mengerti permasalahannya dan segera mengambil keputusan mengenai tindakan seperlunya.  Laporan ini sedapat mungkin ringkas, jelas dan lengkap.  Fakta yang dilaporkan harus menggambarkan seluruh kegiatan perusahaan yang diperiksa.  Maksudnya laporan harus objektif dan dapat dipertanggungjawabkan dengan bukti-bukti pendukung yang kuat.  Laporan ini sebaiknya dibuat tepat pada waktunya, karena laporan yang terlambat akan kurang atau tidak bermanfaat.

Laporan internal auditor pada dasarnya adalah merupakan laporan intern perusahaan.  Bantuk laporan ini dapat berbeda-beda dari perusahaan ke perusahaan lainnya, karena bentuk yang standar tidak ada ditetapkan, berbeda dengan laporan yang dibuat akuntan publik.  Namun laporan pemeriksaan intern harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1.     Cermat

2.     Jelas

3.     Ringkas

4.     Tepat waktu.

Ad. 1. Cermat

Laporan secara keseluruhan haruslah berdasarkan fakta.  Setiap pernyataan, angka dan referensi harus didasarkan atas bukti-bukti yang kuat.  Pemeriksa harus berusaha dengan segala upaya agar laporannya dapat dipercaya atau diandalkan.  Keandalan haruslah menjadi ciri dari laporan permeriksa.  Laporan haruslah ditulis dan didokumentasikan agar dapat dipercaya serta menyakinkan.  Apapun yang dikemukakan di dalam laporan harus cukup bukti pendukungnya.

Ad. 2. Jelas

Tujuan laporan pemeriksaan adalah agar diambil tindakan yang perlu.  Oleh karen itu laporan harus efektif.  Dan agar efektif, laporan haruslah jelas.  Kejelasan menyangkut banyak hal, tetapi pada pokoknya hal ini harus disadari pemeriksa ketika ia menulis atau menyampaikan laporannya.  Pemeriksa harus memperhatikan dan menghindarkan hal-hal yang menyebabkan laporan menjadi tidak jelas.  Adapun sebab-sebab ketidakjelasan suatu laporan ialah karena:

1.      Pemeriksa tidak memahami pokok masalah yang dilaporkannya.

2.      Laporan ditulis dengan gaya bahasa yang membosankan atau ditulis secara bertele-tele.

3.      Struktur laporan jelek, gagasan-gagasan yang disajikan dengan urutan yang baik akan lebih mudah dipahami.  Kalimat-kalimat dan paragrap-paragrap yang kacau dapat menyebabkan temuan yang penting menjadi tidak terlihat.  Ide-ide atau gagasan-gagasan yang sangat diperlukan oleh manajemen mungkin menjadi tidak terkomunikasikan.

4.      Banyak menggunakan istilah-istilah teknis dan istilah  khusus yang kurang lazim.

5.      Temuan-temuan dilaporkan  tanpa diuraikan latar belakangnya.

Memberikan informasi mengenai latar belakang adalah penting untuk dapat memahami suatu proses atau keadaan atau untuk memahami berapa pentingnya sesuatu hal.  Apabila pemeriksa merekomendasikan suatu prosedur yang baru, pertama-tama ia harus menjelaskan mengenai prosedur yang sekarang berlaku, apa kekurangan-kekurangannya, akibat-akibat apa yang mungkin timbul jika prosedur tersebut digunakan.  Dengan demikian manajemen akan lebih terbuka dan lebih mudah diyakinkan akan  perlunya melaksanakan usul-usul pemeriksa.

6.      Uraian yang panjang lebar mengenai hal yang bersifat teknis.

Ad. 3. Ringkas

Ringkas berarti membuang hal-hal yang tidak berguna atau yang berlebih-lebihan.  Ringkas bukan berarti pendek, sebab mungkin suatu pokok persoalan memerlukan uraian yang luas.  Akan tetapi ringkas berarti menghilangkan apa yang tidak relevan dan tidak material, seperti gagasan-gagasan, temuan-temuan, kalimat-kalimat dan sebagainya, yang tidak menunjang tema pokok laporan.

Ad.4. Tepat waktu

Laporan resmi dibuat tidak untuk dijadikan suatu dokumen sejarah, tetapi untuk meminta dilakukan suatu tindakan.  Laporan dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan manajemen akan informasi yang mutakhir.  Tujuan tersebut tidak akan tercapai apabila laporan tidak tepat waktunya.

Mengenai unsur-unsur dari suatu laporan pemeriksaan disebutkan bahwa:

Bagimanapun bentuk laporan, laporan tersebut harus memuat satu atau lebih unsur-unsur berikut ini: suatu intisari, suatu pendahuluan atau pengantar, suatu ruang lingkup, suatu pendapat dan temuan-temuan.  Pernyataan-pernyataan mengenai temuan-temuan itu sendiri harus memuat unsur-unsur tertentu.  Unsur-unsur untuk temuan positif: wewenang, tujuan, kondisi.  Untuk temuan-temuan negatif suatu intisari, kriteria, fakta, pengaruh/akibat yang ditimbulkan, sebab-musabab dan rekomendasi.  Grafik-grafik dapat merupakan bumbu suatu laporan dan menambah ilustrasi-ilustrasi yang diperlukan.

Selanjutnya Lianto Hidayat Susanto menguraikan  berbagai informasi yang harus dicantumkan pada laporan internal auditor sebagai berikut:

1.     Nomor laporan yang mencerminkan jenis laporan, letak arsip dan sebagainya

2.     Ditujukan kepada siapa

3.     Tanggal dibuatnya laporan

4.     Ruang lingkup pekerjaan dan jenis pekerjaan yang dilakukan

5.     Pendapat dan kesimpulan

6.     Tanda tangan internal auditor (penanggung jawab pemeriksaan)

7.     Saran jika memang ditemukan sesuatu yang telah final.

8.     Keterangan tentang lampiran

9.     Keterangan mengenai distribusi laporan

10. Keterangan mengenai tim yang terlibat.

Selanjutnya bentuk laporan internal auditor dapat dibagi atas dua bagian.  Seperti yang dikemukakan oleh JB. Heckert, sebagai berikut:

A.     Tulis (written)

1.     Tabulasi

a.     Laporan akuntansi formal

b.     Statistik 

2.     Uraian/paparan singkat

3.     GrafikSuatu kombinasi dari berbagai bentuk di atas

B.    Lisan (oral)

1.     Persentase formal group. Seperti penggunaan alat visual

2.     Konvensi-konvensi individu.

Banyak ragam laporan pemeriksaan, baik dalam ukuran maupun style.  Tidak ada suatu bentuk laporan yang standar.  Contoh laporan pemeriksaan yang dimuat di bawah ini diambil dari organisasi pemeriksaan yang berbeda, untuk menunjukkan adanya berbagai variasi.

Dengan adanya laporan dari internal auditor, maka pimpinan perusahaan dapat mengetahui sampai seberapa jauh pengaruh suatu kejadian terhadap pengambilan keputusan.  Disamping itu menjadi bahan pertimbangan dalam membentuk suatu sistem yang baik agar kesalahan yang tejadi tidak sampai terulang kembali serta dapat mencegah kemungkinan terjadinya penyelewengan di masa yang akan datang.

Laporan hasil pemeriksaan merupakan informasi bagi pimpinan/direktur  utama yang dapat digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Ada beberapa manfaat laporan internal auditor bagi pimpinan antara lain:

a.     Untuk mengetahui sampai sejauh mana para pelaksana mampu melaksanakan tugas-tugasnya dan apakah kebijaksanaan yang telah ditetapkan telah dipenuhi.

b.      Menambah keyakinan atas kebenaran data akuntansi.

c.       Memberikan keyakinan atas perlindungan yang cukup terhadap harta benda perusahaan.

d.      Untuk menilai apakah operasi perusahaan berdaya guna dan berhasil guna.