Pengendalian Penjualan

Agar rencana penjualan yang telah disusun dan ditetapkan dapat diketahui sejauh mana realisasi pencapaiannya, maka perlu dilakukan pengendalian penjualan agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Dengan adanya pengendalian, kegiatan perusahaan lebih terarah dalam pencapaian tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengendalian penjualan meliputi analisa, penelaahan, dan penelitian yang diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki, dengan biaya yang wajar, yang menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi.  (Willson and Campbell, 1995 : 259).

Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa pengendalian penjualan menyangkut analisa, review dan studi mengenai kebijaksanaan prosedur, metode dan kegiatan sebenarnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, dan menghasilkan laba yang diperlukan untuk memperoleh rentabilitas yang diharapkan atas investasi modal. Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pengendalian perlu dilakukan perusahaan agar rencana dan kebijaksanaan, pelaksanaannya tidak menyimpang. Hal ini dapat dilihat dalam ungkapan berikut ini : Pengendalian menyangkut implementasi atau pelaksanaan kebijaksanaan, evaluasi pelaksanaan bawahan dan pengambilan tindakan koreksi pelaksanaan yang berada dibawah standar atau norma (Cushing, 1991 : 11).

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan untuk pengendalian adalah:

1.      Menciptakan Standar

Standar merupakan kriteria atau tolak ukur untuk mengukur hasil pelaksanaan yang sudah dilakukan. Standar yang dibuat biasanya didasarkan pada kondisi atau kemampuan kerja normal.

2.      Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standar

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh mana penyimpangan yang telah terjadi. Untuk itu diperlukan perbandingan antara pelaksanaan kegiatan dengan standar yang telah ditetapkan pada langkah sebelumnya untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang penyimpangan yang terjadi.

3.      Melakukan Tindakan Koreksi

Langkah terakhir ini dilakukan dengan tujuan untuk memperbaiki dan menyempurnakan semua kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yang tidak sesuai dengan rencana.

Pada dasarnya pengendalian berarti mengadakan tindak lanjut yang segera terhadap tendensi atau kondisi yang tidak memuaskan, sebelum berkembang menjadi kerugian yang besar. Controller dalam hal ini dapat membantu para eksekutif penjualan menyediakan fakta-fakta yang meyebabkan timbulnya kerugian tersebut.

1.  Pelaksanaan Penjualan

Penjualan merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam perusahaan, karena sebagian besar sumber pendapatan perusahaan berasal dari penjualan. Sehubungan dengan itu, maka ada beberapa tahapan penjualan yang harus dilakukan perusahaan agar penjualan yang akan dilakukan hasilnya efektif. Tahap-tahap penjualan itu diantaranya adalah :

a.       Persiapan sebelum penjualan

Mempersiapkan tenaga penjualan, dengan memberikan pengertian tentang barang yang dijualnya, pasar yang dituju dan teknik penjualan yang harus dilakukan.

b.      Penentuan lokasi pembeli potensial

Dengan mengunakan data pembeli yang lalu maupun yang sekarang, menentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya.

c.       Pendekatan pendahuluan

Dengan mengetahui produk yang sedang digunakan individu atau perusahaan dan bagaimana reaksinya terhadap produk yang digunakan tersebut. Mengetahui kebiasaan membeli konsumen, kesukaan terhadap produk tertentu dan sebagainya.

d.      Melakukan penjualan

Dengan mengikat calon konsumen, baik melalui peragaan, iklan, dan lain-lain.

e.       Pelayanan purna jual

Dengan pengangkutan barang ke konsumen, pemberian garansi, pemberian jasa reparasi, memberikan keyakinan kepada konsumen bahwa barang yang dibelinya bermanfaat.

Hal lain yang tidak boleh diabaikan dalam pelaksanaan penjualan adalah penjualan yang berpedoman pada perencanaan anggaran yang telah disusun sebelumnya. Bagi bagian penjualan, anggaran merupakan suatu rencana untuk melakukan penjualan. Karena anggaran berisikan taksiran-taksiran mengenai kemungkinan penjualan dalan unit dan dalam rupiah (nilai uang), dalam suatu periode operasi beserta biaya-biaya untuk tercapainya target penjualan serta kearah mana kegiatan penjualan ditujukan dan strategi apa yang akan digunakan untuk mencapai target itu.

Meskipun anggaran merupakan suatu alat perencanaan, anggaran juga berfungsi sebagai alat pengendali penjualan. Karena anggaran berfungsi sebagai standar untuk membandingkan dengan hasil yang sesungguhnya dicapai, untuk mengukur performance yang telah dicapai oleh masing-masing unit. Hal ini sesuai dengan pengungkapan mengenai anggaran berikut ini yaitu:

“Sebagai alat pembanding atau tolak ukur untuk menilai sampai sejauh mana dapat dicapainya target-target yang telah ditetapkan oleh perusahaan.” (Sofyan Syafri Harahap, 1995: 80)

Selanjutnya dilakukan analisa untuk melihat perbedaan yang terjadi antara pelaksanaan dengan anggaran penjualan. Perbedaan tersebut harus diatasi dan dicari penyebabnya. Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan penjualan berbeda dengan anggaran yang telah ditetapkan yaitu:

a.       Kondisi dan kemampuan penjual

Pembeli melakukan pembelian suatu produk tergantung pada kondisi yang dihadapinya, apakah ia membutuhkan barang yang ditawarkan, apakah pembeli mempunyai budget yang cukup untuk membeli suatu produk dan apakah barang yang akan dibelinya mendatangkan manfaat baginya. Oleh karena itu penjual harus dapat meyakinkan pembeli agar melakukan pembelian dan penjual harus memahami mengenai jenis serta karakteristik barang yang ditawarkan, harga produk dan syarat penjualan yang diinginkan.

b.      Kondisi pasar

Apakah pasar sedang menginginkan produk yang ditawarkan atau menolak produk tersebut, daya beli dari segmentasi pasar yang dituju apakah mempunyai potensi untuk melakukan pembelian.

c.       Modal

Agar barang lebih dikenal, maka perusahaan harus mempromosikan produknya. Selain itu perusahaan juga memerlukan alat transport untuk mengantarkan pesanan konsumen. Untuk melakukan hal itu semua, perusahaan membutuhkan modal. Jika perusahaan tidak ada modal, maka pertumbuhan penjualannya tidak akan meningkat.

d.      Kondisi organisasi perusahaan

Pada perusahaan, masalah penjualan seharusnya ditangani oleh bagian tersendiri yang tidak melakukan fungsi-fungsi lainnya di perusahaan. Dengan demikian bagian ini akan lebih konsentrasi dalam menangani masalah penjualan.

e.       Faktor-faktor lain

Seperti periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan. Dimana untuk melakukannya dibutuhkan dana yang tidak sedikit.

Dalam hal pelaksanaan penjualan ini, controller dan para staffnya dapat membantu dalam memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai teknik analistis, seperti yang diungkapkan (Willson and Campbell, 1995 : 263) berikut ini:

a.       Analisa terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa yang lalu dalam hubungannya dengan harga dan volume untuk menemukan perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan.

b.      Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuian pelaksanaan dengan rencana.

c.       Memberikan bantuan kepada manajemen pejualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.

d.      Penyiapan analisa yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga-harga produk.

Hasil dari pelaksanaan penjualan dicatat dan dicantumkan dalam laporan-laporan sehingga dapat dipakai sebagai dasar membuat keputusan mengenai tindakan koreksi yang harus diambil.